Jako firma odpowiedzialna i działająca etycznie szanujemy prawo do ochrony danych osobowych naszych współpracowników, kontrahentów i partnerów. W związku z tym, chcemy przedstawić Państwu informację na temat zasad ochrony danych osobowych funkcjonujących w HERBAPOL – LUBLIN S.A. z siedzibą w Lublinie.

HERBAPOL- LUBLIN S.A. przed rozpoczęciem czynności przetwarzania danych osobowych każdorazowo identyfikuje cel, podstawę prawną do ich przetwarzania oraz określa okres retencji danych.

Kim jest Administrator Danych Osobowych?

Zgodnie z art. 13 i art. 14 ogólnego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016r. (RODO) informujemy, iż Administratorem Państwa danych osobowych w przypadku kiedy przedstawiacie Państwo swoje dane jest HERBAPOL- LUBLIN S.A. z siedzibą w Lublinie (kod pocztowy 20-471) przy ul. Diamentowej 25

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych Panią Magdalenę Frączek, z którą można się skontaktować za pośrednictwem poczty e-mail pod adresem iod@herbapol.com.pl lub listownie na adres HERBAPOL- LUBLIN S.A. ul. Diamentowa 25, 20-471 Lublin.

Jaki jest cel, zakres i podstawa prawna przetwarzania danych?

Państwa dane nie należące do kategorii danych wrażliwych (zwykłe) przetwarzamy na różnych podstawach prawnych i w celach adekwatnych do okoliczności oraz wzajemnych relacji, w szczególności:

1. w przypadkach, gdy zwróciliśmy się do Państwa o przedłożenie oferty współpracy lub gdy otrzymaliśmy od Państwa ofertę, Państwa dane takie jak: imiona, nazwiska nr identyfikacyjne, dane adresowe i kontaktowe przetwarzamy w celu wykonania czynności przygotowanych niezbędnych do zawarcia umowy, zawarcia umowy, a następnie wykonania wzajemnych obowiązków strony umowy, ( podstawa prawna - Art. 6 ust. 1 lit b RODO),

2. w przypadku, gdy prowadzicie Państwo działalność gospodarczą polegającą na prowadzeniu placówek handlowych Państwa dane takie jak: imiona, nazwiska nr identyfikacyjne, dane adresowe i kontaktowe przetwarzamy w celach kontaktowych, nawiązania współpracy, zapewniania dostawy towarów z naszej oferty handlowej oraz przygotowania oferty marketingowej dostosowanej do potrzeb klientów Państwa placówek handlowych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit f RODO),

3. w przypadku, gdy reprezentujecie Państwo swojego pracodawcę (zleceniodawcę) w relacjach umownych z naszą Spółką, Państwa dane osobowe: imiona, nazwiska nr telefonu, adres, adres e-mail przetwarzamy w celach kontaktowych i wykonania wzajemnych zobowiązań stron, co stanowi prawnie uzasadniony interes Administratora (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit f RODO),

4. w przypadku dokonania transakcji nabycia towarów i/lub usług Państwa dane osobowe: imiona, nazwiska, nazwę działalności, nr identyfikacyjne, dane adresowe i kontaktowe przetwarzamy w celu wystawienia lub rozliczenia, a następnie przechowywania faktury (rachunku), jak również innych dokumentów poświadczających dostawę towarów, wykonanie usługi, co stanowi zarówno realizację wymagań prawnych, do których przestrzegania zobligowany jest Administrator jako podatnik (podstawa prawna - Art. 6 ust. 1 lit c RODO), jak również realizację prawnie uzasadnionych interesów realizowany przez Administratora ( podstawa prawna - Art. 6 ust. 1 lit f RODO),

5. w przypadku, gdy podjęliście Państwo z nami kontakt wskazując na zalety lub wady naszych produktów w tym również przedłożyliście reklamację, Państwa dane: imiona, nazwiska nr, dane adresowe i kontaktowe przetwarzamy w celu kontaktu z Państwem przygotowania i odpowiedzi na reklamację, zaś w przypadku uznania reklamacji za zasadą przesłania do produktu wolnego od wad, co stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora (podstawa prawna - Art. 6 ust. 1 lit f),

6. w przypadku wyrażenia przez Państwa zgody na wykorzystanie Państwa danych w celu promocji i marketingu naszych produktów np. otrzymania newslettera, (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit a RODO) – „zgoda” . W takim przypadku mogą Państwo cofnąć zgodę w dowolnym momencie, co nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; odmowa wyrażenia zgody lub jej wycofanie spowoduje, że Spółka nie będzie mogła przetwarzać Państwa danych w celach wskazanych w zgodzie;

W razie, gdy aplikujecie Państwo do pracy w HERBAPOL- LUBLIN S.A. lub zostaliście już pracownikami o celach, podstawach prawnych, zakresie przetwarzania danych oraz okresie ich przechowywania zostaniecie Państwo poinformowani w ramach procesu rekrutacji i/lub zawierania umowy.

Państwa dane osobowe nie podlegają profilowaniu, ani zautomatyzowanym przetwarzaniu.


Jak długo przetwarzamy Państwa dane ?

Okres przetwarzania pozyskanych danych osobowych związany jest ze wskazanymi powyżej celami ich przetwarzania. Wobec powyższego dane osobowe będą przetwarzane przez dłuższy z następujących terminów:

1. przez czas ważności Państwa oferty, zaś w przypadku zawarcia umowy przez okres wykonania wzajemnych obowiązków strony umowy oraz dodatkowo przez okres 5 lat od zakończenia roku, w który została wystawiona ostatnia faktura dokumentująca współpracę;

2. przez czas niezbędny do rozpatrzenia Pani/Pana reklamacji i zakończenia postępowania reklamacyjnego;

3. przez czas, w którym przepisy prawa nakazują przechowanie danych albo przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, do dochodzenia których konieczne jest dysponowanie danymi.


Komu powierzamy Państwa dane?

Pozyskane od Państwa dane osobowe mogą być w ramach ich przetwarzania w celach wskazanych powyżej udostępniane podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi w zakresie: bankowości, dostawy usług i oprogramowania IT, spedycji i przewozu towarów, operatorom pocztowym, podmiotom świadczącym usługi doradcze lub konsultingowe, a ponadto podmiotom, które są uprawnione do uzyskania informacji na podstawie przepisów prawa.

Przetwarzanie pozyskanych od Państwa danych przez Spółkę opiera się na zasadzie dobrowolności, jednakże odmowa podania danych może uniemożliwić podjęcie działań, o które Państwo wnoszą lub których podjęcie oferujecie.

Informujemy, że dane nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przetwarzanie danych ma miejsce jedynie na terytorium Polski.

Jakie mają Państwo prawa?

W przypadkach i na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych mają Państwo prawo
do:
• uzyskania dostępu do swoich danych,
• sprostowania swoich danych,
• usunięcia swoich danych,
• ograniczenia przetwarzania swoich danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego
na postawie prawnej w postaci uzasadnionych wymogów administratora,
• przenoszenia danych osobowych.

Niezależnie od powyższego przysługuje Państwu także prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Każdorazowo dokładamy wszelkich starań by zostali Państwo poinformowani o celu przetwarzania danych osobowych, podstawie prawnej tego przetwarzania, okresie retencji danych i wszystkich innych informacjach wymaganych przez RODO w ramach realizacji obowiązku informacyjnego.

Jeżeli mają Państwo pytania lub wątpliwości w zakresie ochrony Państwa danych osobowych, prosimy o kontakt.